План и финансовый расчет поездки в Европу на автомобиле

Окончательный финансовый расчет поездки в Европу

После того, как проведено общее планирование поездки, составлен и уточнен окончательный маршрут движения, выполнено предварительное финансовое планирование, можно переходить к окончательному расчету сметы на поездку, и к составлению плана поездки.

Окончательный финансовый расчет стоимости планируемой поездки (смету) можно и не составлять, если предварительный расчет показал, что ваших средств на выполнение поездки достаточно с запасом.

Точность предварительных подсчетов составляет порядка 10% от общей суммы затрат на поездку, поэтому, если грубый расчет стоимости поездки показал сумму затрат 3000 евро, например, а вы располагаете для отпуска суммой 4000 евро, то окончательный расчет можно и не выполнять.

Даже если случайно где-то и «вылезет» у вас лишних трат на 200-300 евро, вы это легко переживете. Резерв средств 33% от общей планируемой суммы затрат, это более чем достаточно для того, чтобы чувствовать себя спокойно.

А вот если запас средств не так велик, и общая располагаемая сумма средств на поездку близко подходит к общей планируемой сумме затрат, то лучше не полениться, и выполнить точный расчет, чтобы не прогадать с деньгами.

Выполнение окончательного расчета (составление итоговой сметы) поездки

Общий финансовый расчет (или смета) поездки, составляется, как правило, параллельно с составлением генерального плана поездки (см. ниже) и представляет собой уточнение предварительного расчета по фактическим условиям.

Например, вы приступили к подбору и бронированию отелей по маршруту поездки. По мере бронирования заполняете табличку с конкретными ценами на каждый отель. Бронирование закончили — итоговую сумму за проживание подбили.

Далее выполняете расчет маршрута движения и расхода и стоимости топлива по нему. Уточняете маршрут от конкретного отеля до другого конкретного (уже забронированного) отеля, рассчитываете точный пробег по нему. 

По маршруту движения подбираете заправки, рассчитываете количество топлива заправляемое на каждой из них, уточняете цену топлива, общую сумму, и все эти данные сводите в отдельную табличку (примеры будут ниже). 

Затем, зная конкретный маршрут движения, уточняете стоимость проезда по нему (плату за дороги по маршруту), сводите данные по всем маршрутам в отдельную таблицу, и так далее. 

Расчет средств на питание уточнять не нужно, как и было сказано в заметке про общую оценку стоимости поездки, примите 20 евро в день на двоих, и умножьте эту сумму на количество дней планируемого нахождения в Европе.

Рекомендую эту сумму вычленить для себя отдельно, сказав себе, например: «вот эти 2800 евро — это только на основные расходы: жилье, еда, проезд. И никуда больше». 

Остаток же ваших средств на поездку (допустим, у вас было запланировано 4000 евро, тогда остаток будет 4000-2800=1200 евро) — запланируйте для трат по пункту «Прочие расходы».

Распределите и распишите эти средства по городам, которые планируется посетить, и в процессе поездки тратьте их примерно по этому плану (ну, плюс-минус).

Стоимость посещений всех объектов, которые планируется посетить (в любом месте), легко узнать через интернет, что позволяет составить достаточно точный план расходов на прогулки заранее.

Если денег не много, ведите учет в поездке: «так, на сегодня было запланировано трат на 70 евро, а мы фактически потратили за день 48, экономия 22 евро. Значит если на завтра у нас запланировано трат на 60 евро, то мы можем себе позволить потратить 82 евро, если захотим» и т.п. — здесь и сами разберетесь.

Окончательный расчет поездки дает точность учета расходов по основным пунктам трат (жилье, питание, передвижение) порядка 1-2% от общей суммы расходов по ним.

Конечно, точность расчета зависит от вашей дотошности (тщательности его выполнения), а также от того, насколько точно вы будете выполнять свой же план поездки в процессе ее выполнения.

Пункт «прочие расходы» (покупки, прогулки, пиво на набережной и т.п.) осмысленному учету не поддается, поэтому здесь все зависит от вас — как распределите средства по нему, так и будет.

План самостоятельной поездки в Европу на автомобиле

План поездки — это сводный итоговый документ, который полностью закрывает тему подготовки к поездке, и в котором собраны воедино все планы, расчеты затрат, и другие данные, которые могут пригодиться в процессе путешествия.

Будете ли вы составлять свой план поездки или нет, в каком виде будете составлять, что будете в него включать — это все на ваше личное усмотрение. 

Ниже приведу свой вариант этого документа и расскажу, что в него входит, а вы уже смотрите сами, что вам из этого нужно (и нужно ли вообще). 

Разумеется, если речь идет о банальной поездке на автомобиле из Москвы в Ригу, или из Питера в Таллин, то такой документ не нужен от слова «совсем», не запутаетесь и без него. 

Или если план поездки: «летим в Прагу, там гуляем три дня, потом возьмем машину, сгоняем в Вену на два дня, потом вернемся в Прагу и улетим в Москву» — такой план тоже легко поместится и голове, а все расходы по нему можно прикинуть в уме.

Но если речь идет действительно о большом путешествии, например, Оренбург — Рига — Лиссабон на машине, с массой остановок по пути и туда, и обратно, то подробный план нужен, ибо запутаться на таком маршруте легко.

Кроме того, любая нормальная (большая) поездка планируется зачастую за полгода (и ранее) до нее. Соответственно, все запланированные детали вылетают из головы к моменту отъезда. 

А тут есть подробный план (составленный еще полгода назад). За месяц до поездки его нужно достать, уточнить некоторые цифры в нем (курсы валют, стоимость топлива по маршруту и т.п.), и вуаля! можно ехать.

С этой точки зрения, весьма полезный документ.

Кроме того, выполнив точный расчет, вы получаете фактически смету на поездку, и в течение времени оставшегося до отъезда можете контролировать наполнение бюджета планируемого путешествия, поскольку уже точно знаете, какая сумма вам потребуется для его выполнения — это тоже плюс.

Собственно, сам план поездки находится здесь (откроется в отдельном окне) его можно посмотреть и (или) скачать для удобства изучения. Это реальный план моей поездки в Европу в 2017 году, который был полностью выполнен.

План сделан в Excel (удобнее всего, рекомендую, если владеете), но можно его делать и на обычном листе бумаги, или на полях газеты, это не принципиально. Принципиальным моментом является то, что планы нужно записывать.

Большинство страниц из этого плана перед поездкой распечатывается и ездит со мной в папке с общей документацией на отпуск.

Подробное описание и назначение других страниц включенных в этот документ, (кроме описанных ниже), изложено в заметке про вспомогательную документацию по ссылке выше.

План-график выполнения поездки и общие итоги поездки

Когда известен точный маршрут поездки, гостиницы, места для посещения и расстояния между ними, посчитан пробег и известно время перегонов на каждом этапе маршрута, желательно сесть и составить общий план-график движения в отпуске.

Это нужно для того чтобы не думать потом в отпуске: «а когда нам завтра нужно выезжать, и во сколько же мы будем на месте?».

Это все должно быть придумано и записано еще дома (форма записи — произвольная). А в отпуске нужно только глянуть в общий план вечером, а там уже все написано: и во сколько выезжать, и когда будем, и сколько часов проведем в пути…

План-график движения выглядит (в моем исполнении) так:

В нем все понятно. Расписаны даты переездов, времена расчетные выезда и прибытия в промежуточные и конечные пункты маршрута, время в пути между пунктами маршрута.

Также посчитан и общий километраж каждого конкретного перегона (в данном случае, с округлением до 10 км, здесь точность не нужна).

Предварительный расчет общего километража и времени на поездку позволяет планировать силы заранее.

Понятно, что если завтра за рулем нужно будет просидеть 12-13 часов, то нужно лечь спать пораньше, чтобы отдохнуть. А если на завтра в плане переезд на 2-3 часа, то не имеет значения время отдыха, справитесь в любом случае, и т.п.

Например, из плана видно (отмечено желтым на рисунке), что планируется отъезд из отеля в городе Владимир, в воскресенье, 13 августа, в 11:00 местного времени.

Далее из плана видно, что пересечение границы с Латвией рассчитывается в 22 часа 13 августа, время в пути до границы составляет 11 часов, расстояние до границы — 850 км.

Затем движение в город Шяуляй (Литва) (мне нужно было высадить там жену у подруги), прибытие в который будет в 4:00 утра местного времени, общее время в пути к этому моменту составит 17 часов, общее пройденное расстояние — 1290 км.

Далее в Ригу на отдых, где планируется прибытие в отель в 6 часов утра. Общее время в поездке составит 19 часов, общее расстояние — 1430 километров.

Не делайте так не имея опыта дальних поездок. Находиться за рулем более 12-14 часов подряд — это  опасно.

Во вторник, 15 августа, предусмотрен отдых с друзьями в Риге, а в среду, 16 августа, на 10 часов утра запланирован отъезд из отеля и продолжение движения по общему плану поездки.

И так далее, расписан весь отпуск от момента выезда из дома, до момента прибытия домой. Таким образом, в поездке я точно знаю, что я буду делать завтра, и сколько это займет времени.

Это знание избавляет от необходимости планировать движение в процессе путешествия. Рекомендую такой (или аналогичный, удобный для вас) документ составлять и использовать при выполнении поездок.

В самом низу страницы, сведены воедино общие итоги выполнения плана поездки:

Эти итоговые данные берутся со следующих страниц документа.

Евро пересчитываются в рубли по курсу (в моем случае — автоматически), который введен в голубом окошке слева (в примере, по курсу 1 руб. = 70 евро).

План заправок, расход топлива и затраты на него в Европе и в России

На следующей странице расписан перечень всех АЗС, на которых планируется заправляться в пути. По всему маршруту на поездку. С указанием расчетного объема заправляемого топлива и его цены.

Да, на этапе планирования по всему маршруту движения у меня подобраны АЗС на которых будет выполняться заправка в процессе поездки. Кстати, это очень удобно в дальней поездке (заранее знать, где и когда будет следующая заправка).

В план же поездки идет итоговый документ в таком виде:

В принципе, в нем рассчитан и сведен весь маршрут поездки по принципу расчета «от заправки до заправки».

Левая часть представляет собой подробный расчет топлива на поездку (и рассчитывается автоматически — данные в желтых колонках считает программа).

Правая часть документа заполняется по факту в процессе поездки (для дальнейшего анализа и сбора статистики).

Если вам нравится, то эту табличку для расчета топлива в поездке на автомобиле можно скачать и использовать отдельно, это действительно очень удобно для дальних поездок.

Таблица для расчета топлива — универсальная (настраиваемая) и автоматическая, нужно только вводить в нее исходные данные для расчета.

Описанию этой таблички посвящена отдельная заметка, там же есть ссылка для скачивания (без регистрации и СМС : ) — пользуйтесь, если есть желание.

В левой части документа указаны все АЗС, на которых планируется заправка по всему маршруту, указана стоимость заправки (расчетная), объем топлива планируемый к заправке, объем топлива в баке перед заправкой и после нее и другая полезная информация. 

Перед выездом эта табличка распечатывается, и в поездке при выполнении заправки заполняется ее правая часть, данные собранные в которой используются затем для анализа (статистика пробега, количества израсходованного топлива и денег на него). 

Внизу таблицы подведены общие итоги расчета поездки по километражу, топливу, и плате за топливо и за платные дороги:

Из этой таблицы часть данных (общий пробег, расходы на проезд и т.п.) переносятся в план-график поездки, например, или в общую смету поездки, куда вам будет угодно, в общем.

На случай если заправка на заранее выбранной АЗС по каким-либо причинам окажется невозможной (АЗС будет закрыта или маршрут слегка изменится и т.п.) на обороте этого списка распечатывается дополнительная табличка, в которой фиксируются незапланированные заправки: 

В принципе, если вы откажетесь от заблаговременного подбора АЗС по маршруту поездки на этапе планирования, то можно такую (или подобную) табличку распечатать и заполнять ее по факту заправок в процессе движения.

Такая табличка удобна для сбора статистики по расходу топлива и по затратам на него, если такая информация для вас представляет интерес, и вы собираетесь ее потом анализировать и использовать при подготовке к следующим поездкам. 

Список отелей по маршруту поездки

В процессе подбора и бронирования отелей по маршруту поездки, заполняется таблица с данными всех отелей, в которых планируется проживание в поездке.

Перед поездкой эта таблица также распечатывается, и возится в общем комплекте вспомогательной документации для путешествия. Из приведенных ниже граф все понятно:

Указаны даты проживания, город и название отеля, оценка на «Букинге» (это для себя, чтобы знать, чего (каких условий размещения) ждать от отеля), вариант оплаты.

Указано количество забронированных ночей, цена проживания и парковки (пересчет цен в рубли происходит автоматически, по курсу указанному вверху страницы), а также срок бесплатной отмены бронирования и адрес отеля.

Варианты проживания требующие личного контакта с администрацией (хозяином) объекта перед заселением в них — выделены серым цветом (чтобы не забыть, и связаться с хозяином перед прибытием, иначе возникнут проблемы с заселением).

К таким вариантам размещения относятся обычно апартаменты, гостевые дома, а также дома и виллы для отдыха. 

Разумеется, внизу общего списка сведены итоговые данные по затратам на проживание по всему маршруту поездки. 

Имея точные данные по двум главным статьям расходов на поездку (проживание и проезд), и добавив к ним сумму средств на питание, мы получим достаточно точный финансовый план поездки по основным (обязательным) статьям расходов. 

Бонусом идут бумаги, где все это зафиксировано, а также план-график движения, который в сложных (длинных) путешествиях здорово облегчает жизнь, отменяя необходимость планировать дальнейший план действий «на коленке».

 *   *   *   *   *

Вот такой организационный документ — план поездки. Нужен он вам, или нет — это зависит от вашей общей организованности, тяги к упорядоченности и страсти к собиранию и анализу информации.

Полагаю, что некоторые элементы этого плана полезны будут всем. При этом, даже если у вас и не будет этого плана, то в принципе, вы, наверное, все равно справитесь (масса людей ездит не задумываясь ни о чем подобном).

План просто предлагает некоторую форму организации информации, которая может быть полезна в поездке. А целесообразность его составления (как и форма, объем и уровень детализации) — остаются целиком на ваше усмотрение.